Hoje em dia, a maior parte da correspondência relacionada com negócios é feita online, através de correio eletrónico. Por este motivo, é essencial para quem trabalha em empresas aprender a escrever mensagens de correio eletrónico formais e eficazes. O formato correto de uma mensagem de correio eletrónico ajuda muito o profissionalismo e a comunicação eficaz. As melhores práticas de formatação de correio eletrónico serão discutidas neste artigo, permitindo-lhe criar mensagens esteticamente agradáveis e eficazes para o fim a que se destinam. Não importa se é um profissional experiente ou se está apenas a começar no mundo dos negócios; saber como estruturar corretamente um e-mail é fundamental para uma comunicação eficaz.
Formato de correio eletrónico comum
Correio eletrónico formal vs informal
Melhores práticas de formatação de correio eletrónico
HTML vs formato de texto simples
10 exemplos de correio eletrónico formal e profissional
Qual é o formato de correio eletrónico mais comum?
O formato de correio eletrónico formal é normalmente constituído pelos seguintes elementos:
Linha de assunto
A linha de assunto deve ser concisa e resumir com precisão o conteúdo da mensagem de correio eletrónico. Ajuda o destinatário a compreender o objetivo da mensagem de correio eletrónico e a decidir se a abre ou não.
Saudação
A saudação é a saudação no início da mensagem de correio eletrónico. Deve ser respeitosa e dirigir-se ao destinatário pelo seu título e nome correctos (por exemplo, Caro Sr. Smith ou Caro Dr. Johnson).
Introdução
Na introdução, deve apresentar um resumo de alto nível da razão para escrever a mensagem de correio eletrónico. Tem de ser claro e sucinto para captar a atenção do destinatário.
Corpo
O corpo da mensagem de correio eletrónico contém a mensagem principal ou a informação que pretende transmitir. Deve ser organizado e dividido em parágrafos ou pontos para facilitar a leitura. Utilize uma linguagem clara e concisa para comunicar as suas ideias de forma eficaz.
Conclusão
A conclusão resume os pontos principais da mensagem de correio eletrónico e pode incluir quaisquer acções ou pedidos necessários. Também deve expressar gratidão ou apreço pelo tempo e consideração do destinatário.
Encerramento
O fecho da mensagem de correio eletrónico é uma forma educada de terminar a mensagem. Deve ser profissional e incluir o seu nome completo e informações de contacto, como o número de telefone e o endereço de correio eletrónico.
Assinatura
A assinatura no final da mensagem de correio eletrónico inclui informações de contacto adicionais e quaisquer títulos ou afiliações profissionais relevantes. É uma forma de fornecer mais contexto e credibilidade ao remetente.
Qual é a diferença entre escrever um e-mail formal e informal?
A principal diferença entre escrita formal e informal de correio eletrónico reside no tom, na linguagem e na estrutura utilizados. Enquanto as mensagens de correio eletrónico formais são utilizadas para comunicação profissional e empresarial, as mensagens de correio eletrónico informais são mais casuais e utilizadas entre amigos, familiares ou conhecidos.
Escrita formal de correio eletrónico
Na escrita formal de correio eletrónico, o tom é profissional e respeitoso. A linguagem utilizada é formal e evita calão ou expressões coloquiais. A estrutura segue um formato específico, como mencionado acima, com uma linha de assunto clara, saudação adequada, introdução concisa, corpo organizado, conclusão resumida, fecho profissional e assinatura detalhada.
Escrita informal de correio eletrónico
Por outro lado, a escrita informal de correio eletrónico permite um tom mais descontraído e casual. A linguagem é coloquial e pode incluir calão ou expressões informais. A estrutura é mais flexível e pode não incluir todos os componentes formais. As mensagens de correio eletrónico informais têm muitas vezes um toque mais pessoal e podem começar com uma simples saudação como "Olá" ou "Ei" em vez de uma saudação formal.
Qual é o número máximo de caracteres por linha de um e-mail?
As mensagens de correio eletrónico não devem exceder um total de 70 caracteres, sendo 60 o comprimento máximo ideal para uma linha. Isto deve-se ao facto de os e-mails serem vistos numa grande variedade de dispositivos e tamanhos de ecrã, sendo preferível uma largura mais estreita para facilitar a leitura.
Manter as linhas de correio eletrónico com um máximo de 60-70 caracteres ajuda a garantir que o conteúdo do correio eletrónico é apresentado corretamente sem necessidade de deslocação horizontal. Também permite uma melhor legibilidade em dispositivos móveis, que estão a tornar-se cada vez mais populares para o consumo de correio eletrónico.
Quais são as melhores práticas de formatação de correio eletrónico?
Para criar mensagens de correio eletrónico profissionais e eficazes, eis algumas práticas recomendadas de formatação de mensagens de correio eletrónico que deve seguir:
1. Utilize uma linha de assunto clara e concisa
A linha de assunto deve resumir com exatidão o conteúdo da mensagem de correio eletrónico e dar ao destinatário uma ideia do que esperar. Evite utilizar linhas de assunto vagas ou genéricas que possam passar facilmente despercebidas.
2. Mantenha o corpo do e-mail organizado
Divida a sua mensagem de correio eletrónico em parágrafos ou pontos para facilitar a leitura e a compreensão. Utilize ferramentas de formatação adequadas, como os estilos negrito ou itálico, para realçar informações importantes.
3. Utilizar uma linguagem profissional
Ao escrever mensagens de correio eletrónico, é importante utilizar uma linguagem profissional e respeitosa. Evite utilizar calão ou expressões informais e reveja a sua mensagem de correio eletrónico para detetar eventuais erros gramaticais ou ortográficos.
4. Mantenha o comprimento do e-mail adequado
Embora seja importante fornecer todas as informações necessárias, também é importante manter a sua mensagem de correio eletrónico concisa e direta. Evite escrever mensagens longas e prolixas que possam sobrecarregar o destinatário.
5. Rever antes de enviar
Antes de premir o botão enviar, dedique alguns momentos a rever a sua mensagem de correio eletrónico para detetar quaisquer erros gramaticais ou gralhas. Uma mensagem de correio eletrónico bem escrita e sem erros demonstra atenção aos detalhes e profissionalismo.
6. Tenha em atenção o tom e a linguagem
Por vezes, o correio eletrónico pode ser entendido de forma diferente da pretendida. Tenha em atenção o seu tom e utilize uma linguagem e frases adequadas para garantir que a sua mensagem é clara e respeitosa.
7. Utilizar uma assinatura de correio eletrónico profissional
Incluir uma assinatura de correio eletrónico profissional no final da sua mensagem de correio eletrónico. Esta deve incluir o seu nome completo, cargo, nome da empresa e informações de contacto, como o número de telefone e o endereço de e-mail. Isto acrescenta credibilidade e torna mais fácil para o destinatário entrar em contacto consigo.
8. Utilizar uma formatação correcta
Utilize um tipo e tamanho de letra profissionais para o seu e-mail. Utilize tipos de letra padrão, como Arial, Times New Roman ou Calibri, e utilize um tamanho de letra de 10 ou 12. Evite utilizar cores excessivas, estilos a negrito ou itálico, ou tipos de letra extravagantes que podem fazer com que o seu e-mail pareça pouco profissional.
9. Utilizar saudações e encerramentos adequados
Comece o seu e-mail com uma saudação profissional, como "Caro [Nome do destinatário]" ou "Olá [Nome do destinatário]", e termine-o com um fecho educado, como "Com os melhores cumprimentos" ou "Sinceramente". Isso dá o tom para uma conversa profissional e respeitosa.
10. Preste atenção ao layout do e-mail
Certifique-se de que o seu e-mail é visualmente apelativo e fácil de ler. Utilize o espaçamento correto entre parágrafos e considere a utilização de marcadores ou listas numeradas para maior clareza. Evite escrever longos blocos de texto, que podem sobrecarregar o destinatário.
11. Utilizar um endereço de correio eletrónico verificado ou um correio eletrónico profissional
Utilize um endereço de correio eletrónico verificado ou um correio eletrónico profissional para enviar mensagens de correio eletrónico profissionais. Evite utilizar endereços de correio eletrónico pessoais ou endereços de correio eletrónico com nomes de utilizador pouco profissionais. Ter um endereço de correio eletrónico profissional acrescenta credibilidade e profissionalismo à sua comunicação.
Qual é a diferença entre o formato HTML e o formato de texto simples de um e-mail?
Formato de correio eletrónico de texto simples
O formato de texto simples é a forma mais básica de comunicação por correio eletrónico. Consiste em texto simples, não formatado, sem qualquer estilo ou elementos visuais. Quando envia uma mensagem de correio eletrónico em formato de texto simples, está essencialmente a enviar uma mensagem de texto simples que pode ser lida por qualquer cliente ou dispositivo de correio eletrónico. Este formato é ideal para enviar mensagens que não requerem formatação especial ou melhorias visuais, tais como anúncios simples baseados em texto, memorandos ou respostas rápidas.
Formato de correio eletrónico de texto HTML
No entanto, pode adicionar muitos tipos de formatação e componentes visuais ao seu correio eletrónico utilizando o formato HTML. A linguagem padrão utilizada para criar páginas Web chama-se HTML, ou HyperText Markup Language. Pode incluir funcionalidades de formatação como marcadores, listas numeradas, cabeçalhos, parágrafos e texto em negrito e itálico com formatação HTML. Também é possível incluir tabelas, vídeos, hiperligações e imagens nos seus e-mails. Quando pretende gerar mensagens de correio eletrónico esteticamente apelativas e atraentes, como newsletters, campanhas de marketing ou anúncios de produtos, utiliza frequentemente este formato.
10 exemplos de e-mails formais e profissionais por tipo de e-mail
1. Correio eletrónico de agradecimento:
Objeto: Obrigado pela reunião
Caro [Nome do destinatário],
Gostaria de aproveitar o momento para expressar a minha gratidão pela oportunidade de me encontrar consigo hoje. Foi um prazer discutir [tema da reunião] e obter informações valiosas a partir dos vossos conhecimentos. Agradeço sinceramente o seu tempo e as informações valiosas que partilhou.
Se forem necessárias outras acções ou acompanhamentos, não hesite em contactar-me. Aguardo com expetativa a possibilidade de trabalharmos em conjunto no futuro.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
2. Carta de apresentação:
Assunto: Candidatura a [título do cargo]
Caro diretor de contratação,
Estou a escrever para manifestar o meu interesse em [Título da função] na [Nome da empresa]. Com [número de anos] de experiência em [área relevante], estou confiante de que as minhas competências e qualificações se alinham perfeitamente com os requisitos desta função.
No meu cargo anterior na [Empresa anterior], consegui [mencionar uma realização ou responsabilidade relevante]. Esta experiência dotou-me de [mencionar competências ou características-chave] que, na minha opinião, contribuirão grandemente para o sucesso da [Nome da Empresa].
Junto envio o meu currículo para vossa apreciação. Gostaria de ter a oportunidade de discutir a forma como as minhas competências e experiência podem beneficiar a [Nome da empresa]. Obrigado por considerar a minha candidatura. Aguardo com expetativa a possibilidade de discutir melhor as minhas qualificações convosco.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
3. Pedido de reunião:
Assunto: Pedido de reunião
Caro [Nome do destinatário],
Espero que esta mensagem de correio eletrónico o encontre bem. Gostaria de solicitar uma reunião consigo para discutir [tema da reunião]. Com base na minha pesquisa e na compreensão dos seus conhecimentos nesta área, creio que uma reunião consigo seria altamente benéfica.
Estou disponível [indicar data(s) e hora(s) específicas] para a reunião. Por favor, informe-me se alguma destas opções lhe convém. Caso contrário, sugira uma data e hora alternativas que lhe sejam convenientes.
Aguardo com expetativa a vossa resposta favorável e a oportunidade de me encontrar convosco.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
4. Carta formal de agradecimento:
Assunto: Obrigado pelo vosso apoio
[Nome do destinatário],
Escrevo esta carta para expressar o meu mais profundo agradecimento pelo vosso apoio e assistência durante [evento ou projeto específico]. A vossa dedicação, experiência e empenho na excelência foram fundamentais para o sucesso do empreendimento.
Gostaria de reconhecer e elogiar especificamente [mencionar acções ou contribuições específicas]. As suas competências excepcionais e o seu profissionalismo tiveram um impacto significativo e foram notados por toda a equipa.
Estou grato pela oportunidade de trabalhar com alguém do seu calibre e admiro a sua capacidade de apresentar resultados excepcionais de forma consistente. A sua atitude positiva e a sua vontade de ir mais além têm sido verdadeiramente inspiradoras.
Mais uma vez, obrigado pelas vossas inestimáveis contribuições. Aguardo com expetativa a possibilidade de colaborar convosco em futuros projectos.
Com sincera gratidão,
[Seu nome]
5. E-mail de lembrete:
Assunto: Lembrete: [Próximo evento/prazo]
Caro [Nome do destinatário],
Espero que esta mensagem de correio eletrónico vos encontre bem. Queria enviar um lembrete amigável sobre [próximo evento/prazo] que está a aproximar-se rapidamente.
Conforme discutido anteriormente, [fornecer pormenores sobre o evento ou o prazo]. É importante mantermo-nos no caminho certo e garantir que todos os preparativos necessários sejam feitos antes do prazo.
Peço-lhe que reveja os documentos em anexo e conclua todas as tarefas ou prestações pendentes até [prazo]. Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais assistência, não hesite em contactar-me.
Obrigado pela vossa atenção a este assunto. A sua ação rápida contribuirá grandemente para o sucesso de [evento/projeto].
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
6. Carta de desculpas:
Assunto: Pedido de desculpas pelo incómodo causado
[Nome do destinatário],
Escrevo esta carta para apresentar as minhas sinceras desculpas pelo incómodo causado por [incidente/evento específico]. Compreendo que esta situação causou perturbação e frustração e assumo total responsabilidade pelo lapso.
Lamento profundamente qualquer inconveniente ou impacto negativo que este problema possa ter causado a si ou à sua equipa. Saiba que estamos a trabalhar ativamente para retificar a situação e evitar que volte a acontecer no futuro.
Asseguro-vos que estamos a levar este assunto muito a sério e que implementámos medidas para resolver a causa principal. Estamos a realizar uma investigação exaustiva para compreender o que correu mal e estamos empenhados em introduzir as melhorias necessárias para evitar a ocorrência de incidentes semelhantes.
Compreendo que as acções falam mais alto do que as palavras e quero assegurar-vos que estamos empenhados em recuperar a vossa confiança e em prestar o elevado nível de serviço que esperam de nós. Valorizamos o vosso negócio e agradecemos a vossa paciência e compreensão durante este período.
Se houver algo mais que possamos fazer para retificar a situação ou ajudá-lo de alguma forma, não hesite em contactar-me diretamente. Estou aqui para ouvir as suas preocupações e garantir que estas são tratadas de forma rápida e eficaz.
Mais uma vez, peço as minhas mais sinceras desculpas por qualquer incómodo causado. Estamos totalmente empenhados em resolver este problema e esperamos ter a oportunidade de o servir melhor no futuro.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
7. E-mail de feedback:
Assunto: Pedido de feedback sobre [Produto/Serviço]
Caro [nome do cliente],
Espero que esta mensagem de correio eletrónico o encontre bem. Estou a escrever para solicitar o seu feedback sobre a sua recente experiência com o nosso [produto/serviço]. Valorizamos muito a sua opinião e acreditamos que o seu contributo nos ajudará a melhorar e a proporcionar uma experiência ainda melhor aos nossos clientes.
O seu feedback é crucial para nós, pois permite-nos compreender o que estamos a fazer bem e onde podemos fazer melhorias. Estamos constantemente a esforçar-nos por exceder as expectativas dos nossos clientes, e o seu feedback honesto guiar-nos-á na concretização deste objetivo.
Para que seja mais conveniente para si, preparei um breve inquérito que demorará apenas alguns minutos a preencher. O inquérito é composto por [número de perguntas] e abrange vários aspectos da sua experiência com o nosso [produto/serviço]. As suas respostas permanecerão anónimas e serão utilizadas apenas para fins internos, para melhorar as nossas ofertas.
O inquérito encontra-se em anexo a esta mensagem eletrónica. Solicito que o preencha até [data limite] para que possamos recolher as suas valiosas opiniões e tomar as medidas adequadas com base nas suas reacções.
O seu tempo e feedback são muito apreciados e valorizamos verdadeiramente a sua opinião. Como sinal da nossa gratidão, todos os participantes que preencherem o inquérito serão incluídos num sorteio para ganhar [incentivo] como agradecimento pela sua participação.
Se tiver alguma dúvida ou encontrar algum problema ao preencher o inquérito, não hesite em contactar-me diretamente. Estou aqui para o ajudar de todas as formas e garantir uma experiência de inquérito tranquila para si.
Mais uma vez, agradecemos o seu apoio contínuo e o tempo despendido para fornecer os seus comentários. Esperamos ter notícias suas e utilizar as suas ideias para melhorar o nosso [produto/serviço].
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
8. Formato do correio de licença por doença:
Assunto: Pedido de licença por doença
Caro [nome do supervisor/gestor],
Espero que este e-mail vos encontre bem. Estou a escrever para informar que não me sinto bem e que não poderei vir trabalhar nos próximos dias. Fui a um médico que me aconselhou a tirar algum tempo para recuperar.
Peço desculpa por qualquer inconveniente que a minha ausência possa causar e certificar-me-ei de que quaisquer tarefas ou prazos pendentes são delegados ou concluídos antes da minha ausência. Já informei os meus colegas de equipa, que estão a par da situação.
Fornecer-vos-ei todas as actualizações necessárias sobre a minha saúde e disponibilidade durante a minha ausência. Se houver algum assunto urgente que requeira a minha atenção, não hesite em contactar-me por correio eletrónico ou telefone, e farei o meu melhor para o ajudar remotamente.
Compreendo a importância do meu papel e das minhas responsabilidades no seio da equipa e garanto-vos que recuperarei rapidamente e regressarei ao trabalho o mais depressa possível. Esforçar-me-ei por minimizar qualquer perturbação causada pela minha ausência.
Se houver algum procedimento ou documento específico que eu deva preencher para o pedido de baixa por doença, por favor informe-me. Terei todo o gosto em cumprir todos os requisitos.
Obrigado pela vossa compreensão e apoio durante este período. Agradeço a vossa consideração e espero regressar em breve ao trabalho.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
9. Aumentar o pedido:
Assunto: Pedido de revisão salarial
Caro [nome do supervisor/gestor],
Espero que este e-mail o encontre bem. Estou a escrever para discutir a possibilidade de uma revisão salarial para o meu cargo na [Nome da Empresa].
Durante o último [período de tempo], demonstrei consistentemente um elevado nível de desempenho e contribuí com sucesso para o crescimento e sucesso da empresa. Assumi responsabilidades adicionais, excedi consistentemente os objectivos e recebi feedback positivo de clientes e colegas.
Com base nas minhas contribuições e nas actuais condições de mercado, considero que se justifica uma revisão salarial. Realizei uma pesquisa exaustiva sobre os padrões da indústria e descobri que o meu salário atual é inferior à remuneração média para cargos semelhantes.
Gostaria de solicitar uma reunião consigo para discutir melhor este assunto e fornecer documentação de apoio, como avaliações de desempenho e dados salariais do sector. Estou confiante de que as minhas realizações e a minha dedicação à empresa justificam fortemente um aumento salarial.
Compreendo que a empresa pode ter restrições orçamentais e estou aberto a discutir opções de compensação alternativas, tais como bónus baseados no desempenho ou benefícios adicionais. O meu principal objetivo é garantir que o meu salário reflicta o valor que trago para a organização.
Agradeço muito o vosso tempo e consideração pelo meu pedido. Acredito que um salário justo e competitivo não é apenas um reflexo das minhas competências e contribuições, mas também um investimento na minha motivação e empenho contínuos na empresa.
Agradeço que me indiquem uma data conveniente para nos encontrarmos e discutirmos este assunto. Aguardo com expetativa a oportunidade de apresentar o meu caso e discutir possíveis soluções.
Obrigado pela vossa atenção a este assunto.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
10. Email do cliente atualizado no projeto:
Assunto: Atualização do projeto - [Nome do projeto]
Caro [nome do cliente],
Espero que este e-mail vos encontre bem. Gostaria de lhe fornecer uma atualização sobre o progresso do nosso projeto, [Nome do projeto], e informá-lo sobre os últimos desenvolvimentos.
Em primeiro lugar, gostaria de expressar a minha gratidão pelo vosso apoio e colaboração contínuos ao longo deste projeto. O vosso contributo e feedback foram fundamentais para garantir que estamos a fornecer uma solução que satisfaz as vossas necessidades específicas.
A partir de hoje, concluímos com êxito [etapa/fase] do projeto. Esta etapa envolveu [breve descrição das tarefas concluídas]. Temos o prazer de o informar que todos os resultados foram cumpridos dentro do prazo e do orçamento acordados.
Para avançar, a nossa equipa vai concentrar-se em [próxima etapa/fase]. Esta fase envolverá [breve descrição das tarefas futuras]. Planeámos cuidadosamente o calendário e atribuímos recursos para garantir uma execução suave e eficiente.
Ao longo do projeto, temos vindo a acompanhar de perto os principais indicadores de desempenho para garantir que estamos no bom caminho e a cumprir todos os objectivos do projeto. A nossa equipa tem acompanhado diligentemente o progresso e abordado prontamente quaisquer desafios que surjam.
Compreendemos a importância de uma comunicação eficaz e da transparência e comprometemo-nos a fornecer-lhe actualizações regulares. Continuaremos a mantê-lo informado sobre quaisquer desenvolvimentos significativos e progressos efectuados.
Se tiver quaisquer questões, preocupações ou requisitos adicionais, não hesite em contactar-nos. Valorizamos os seus comentários e queremos garantir que estamos a corresponder às suas expectativas.
Mais uma vez, obrigado pela vossa parceria e confiança na nossa equipa. Estamos confiantes de que iremos concluir com sucesso este projeto e apresentar os resultados desejados.
Aguardo com expetativa o nosso próximo marco e a apresentação de uma nova atualização em breve. Entretanto, se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, não hesite em contactar-me.
Obrigado pela vossa atenção a este assunto.
Com os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Devo seguir o formato de correio eletrónico comum para cartas comerciais?
Sim, é recomendável seguir o formato de correio eletrónico comum para cartas comerciais, de modo a criar mensagens de correio eletrónico profissionais e eficazes. O formato comum de correio eletrónico inclui normalmente uma linha de assunto, saudação, corpo do correio eletrónico, fecho e assinatura. Este formato ajuda a estruturar a mensagem de correio eletrónico e facilita a sua leitura e compreensão por parte do destinatário. Também mostra que dedicou algum tempo a formatar corretamente a sua mensagem de correio eletrónico, o que contribui para o seu profissionalismo. Ao seguir o formato de correio eletrónico comum, pode garantir que as suas mensagens são claras, concisas e profissionais, causando uma impressão positiva nos seus destinatários.
Conclusão
Em resumo, formatar as suas mensagens de correio eletrónico de forma profissional é essencial para criar uma impressão positiva e uma comunicação eficaz. Seguindo as dicas descritas nesta publicação do blogue, pode garantir que os seus e-mails são claros, concisos e visualmente apelativos. Lembre-se de prestar atenção à linha de assunto, à saudação, ao corpo do e-mail, ao fecho e à assinatura. Utilize uma formatação adequada, saudações e encerramentos apropriados e um endereço de correio eletrónico verificado ou um e-mail comercial. Ao seguir estas práticas recomendadas, pode criar mensagens de correio eletrónico profissionais que reflectem a sua experiência e profissionalismo.
Considerações finais
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Fontes
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