Como inserir assinatura em documentos do Word

A assinatura eletrónica de documentos está a tornar-se uma prática comum no nosso mundo digital. Saber como adicionar uma assinatura a documentos do Word irá poupar-lhe tempo e esforço, quer seja um estudante ou um profissional do sector. Para além de eliminar a necessidade de imprimir, digitalizar e enviar documentos, também garante que as assinaturas são seguras e válidas. Este guia passo-a-passo simplificará a adição de uma assinatura a documentos do Word. Então vamos lá!

Importância das assinaturas nos documentos do Word

Comecemos por compreender o significado das assinaturas nos documentos electrónicos antes de passarmos ao método de adicionar uma assinatura a um documento Word. A assinatura serve como prova da legitimidade do documento e como controlo para ver se não foi alterado. Além disso, confirma que o signatário do documento é o legítimo proprietário. Isto é crucial em transacções legais e comerciais, em que as assinaturas são necessárias para materiais vitais, como contratos e acordos.

No passado, os documentos físicos eram assinados com uma caneta ou tinta, mas com a popularidade dos documentos digitais, as assinaturas electrónicas tomaram o seu lugar. Para além de proporcionarem mais segurança e comodidade, as assinaturas electrónicas são tão legalmente aplicáveis como as tradicionais. Pode simplificar o seu trabalho e poupar tempo se aprender a assinar documentos no Word sem ter de imprimir, assinar e digitalizar cópias em papel.

Benefícios das assinaturas digitais

As assinaturas digitais oferecem uma série de vantagens em relação às assinaturas tradicionais. Por um lado, são altamente seguras e difíceis de falsificar ou alterar. Além disso, são incrivelmente práticas e podem ser adicionadas aos documentos com apenas alguns cliques. As assinaturas digitais também poupam tempo e dinheiro ao eliminarem a necessidade de imprimir e enviar documentos físicos. Quer esteja a assinar contratos, acordos ou outros documentos importantes, as assinaturas digitais proporcionam uma forma rápida, segura e fiável de realizar o trabalho. Seguindo o guia passo-a-passo abaixo, poderá adicionar a sua própria assinatura eletrónica a documentos do Word num instante.

Como inserir assinatura em documentos do Word

1. Comece por abrir o documento Word que pretende assinar.
2. Na barra de menu superior, seleccione o separador "Inserir".
3. Escolher "Linha de assinatura" na rubrica "Texto".
4. É apresentada uma janela pop-up com alternativas para a linha de assinatura. Introduza o seu nome e quaisquer outras informações pertinentes.
5. Se pretender que o signatário possa deixar comentários, seleccione a opção junto a "Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar".
6. Para adicionar a linha de assinatura ao seu documento, clique em "OK".
7. Verá uma linha com as letras "Sign" (assinar) e "Date" (data).
8. Seleccione "Assinar" no menu pendente que aparece e, em seguida, seleccione como pretende assinar o documento.
9. Clique em "Escolher imagem" e seleccione o seu ficheiro de assinatura digital, se já tiver criado um.
10. Seleccione "Novo ID" e siga as instruções para produzir uma assinatura digital, caso ainda não o tenha feito.
11. Ser-lhe-á pedido que introduza a sua palavra-passe de assinatura depois de escolher ou criar a sua assinatura digital.
12. A sua assinatura eletrónica será adicionada ao documento Word depois de introduzir a sua palavra-passe.
13. Depois de adicionar a nova assinatura digital, guarde o documento.

Criar uma assinatura digital

Se ainda não tiver um ficheiro de assinatura digital, a criação de um é simples se seguir estas instruções. Abra o Microsoft Word e, em seguida, seleccione "Ficheiro" no canto superior esquerdo. De seguida, escolha "Opções" e clique em "Centro de Confiança" no menu à esquerda. Depois disso, seleccione "Assinatura Digital" em "Opções da Central de Confiança". Pode então selecionar se pretende importar uma assinatura existente ou iniciar uma nova. Crie a sua assinatura seguindo os passos apresentados no ecrã, que incluem a escolha de um certificado para associar à mesma e a definição de uma palavra-passe para a proteger.

Como é que insiro uma assinatura digitalizada num documento do Word?

Passo 1: Digitalize a sua assinatura

Em primeiro lugar, tem de digitalizar a sua assinatura e guardá-la como um ficheiro de imagem. Pode utilizar qualquer scanner ou aplicação móvel que permita digitalizar documentos.

Passo 2: Abra o seu documento Word

Abra o documento do Word no qual pretende inserir a sua assinatura.

Passo 3: Coloque o cursor no local onde pretende inserir a assinatura

Coloque o cursor no ponto do documento onde pretende inserir a sua assinatura.

Passo 4: Inserir a imagem da assinatura

Clique no separador "Inserir" no friso. Seleccione "Imagem" no grupo "Ilustrações". Procure o ficheiro de imagem da sua assinatura e clique no botão "Inserir". A assinatura digitalizada aparecerá agora no documento do Word.

Passo 5: Ajustar o tamanho e a posição

Ajuste o tamanho e a posição da assinatura de acordo com a sua preferência. Pode redimensionar a imagem arrastando os cantos. Também pode mover a imagem arrastando-a para a localização pretendida.

Passo 6: Guardar o documento

Por fim, guarde o seu documento clicando no botão "Guardar" ou premindo "Ctrl+S".

Como adicionar uma imagem de assinatura

Se preferir não utilizar um ficheiro de assinatura digital, pode incluir rapidamente a sua assinatura como uma imagem no seu documento Word. Primeiro, digitalize a assinatura e, em seguida, guarde-a como um ficheiro de imagem (JPEG ou PNG, por exemplo). Coloque o cursor onde deseja inserir a assinatura no documento do Word depois de abri-lo. As fotografias podem ser inseridas seleccionando primeiro "Inserir" no menu pendente. Escolha a imagem da sua assinatura, indo ao local onde a guardou. Se necessário, altere a posição e o tamanho da assinatura. Se desejar, também pode modificar a cor da assinatura ou adicionar um contorno. Guarde o documento quando estiver satisfeito com a forma como a assinatura aparece, para se certificar de que está lá.

Como criar uma assinatura digital personalizada

Passo 1: Criar uma assinatura digital com Artlogo

1. Aceda ao sítio Web Artlogo e clique em "Criar assinatura".
2. Escolha o estilo de assinatura que pretende criar. Pode escolher entre diferentes tipos de letra, estilos e até adicionar uma imagem.
3. Introduza o texto que pretende utilizar para a sua assinatura.
4. Personalize a sua assinatura ajustando o tamanho do tipo de letra, a espessura e outras definições.
5. Quando estiver satisfeito com a sua assinatura, clique em "Criar assinatura" e transfira o ficheiro de imagem.

Passo 2: Inserir a sua assinatura num documento Word

Agora que tem a sua assinatura digital pronta, pode inseri-la facilmente num documento do Word. Siga estes passos:

1. Abra o documento do Word que pretende assinar.
2. Clique no separador "Inserir" na barra de menu superior.
3. Seleccione "Imagens" e escolha a imagem da assinatura digital que descarregou do Artlogo.
4. Redimensione a imagem para o tamanho de assinatura pretendido.
5. Deslocar a assinatura para a localização correcta no documento.

Como organizar a sua configuração de assinaturas

E se quiser utilizar assinaturas diferentes consoante a situação, como o destinatário ou o contexto do documento? Não se preocupe, o Word permite-lhe criar e preservar vários ficheiros de assinaturas para acesso rápido.

Para isso, basta repetir os procedimentos descritos acima para criar uma assinatura digital. Quando chegar a altura de nomear e guardar o ficheiro de assinatura, certifique-se de que lhe dá um nome específico para a assinatura que está a produzir. Crie uma assinatura para documentos comerciais, por exemplo, e dê-lhe o nome "Assinatura comercial".

As técnicas idênticas para a introdução de uma assinatura podem ser utilizadas para se deslocar rapidamente entre vários ficheiros de assinatura depois de os ter guardado. Poderá selecionar a partir de uma lista pendente todos os ficheiros de assinatura que guardou, em vez de ter de selecionar apenas um.

Além disso, pode organizar os seus ficheiros de assinatura criando uma pasta no sistema de ficheiros do seu computador só para eles. Isto eliminará a necessidade de navegar por vários ficheiros e directórios para encontrar e utilizar a assinatura pretendida.

Conclusão

Adicionar uma assinatura aos seus documentos do Word é um procedimento fácil e rápido. Pode colocar uma assinatura digital personalizada nos seus documentos seguindo as instruções fornecidas neste artigo, dando-lhes mais autoridade e profissionalismo. Uma assinatura nos seus documentos Word pode fazer toda a diferença na forma como o seu trabalho é visto, quer seja um trabalhador de escritório ou um estudante.

Considerações finais

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Fontes

1. https://www.sciencedirect.com/topics/computer-science/electronic-document
2. https://help.clerky.com/article/504-what-is-a-signature-block
3. https://support.microsoft.com/en-us/office/insert-a-signature-f3b3f74c-2355-4d53-be89-ae9c50022730