Aprenda a arte da assinatura eletrónica de documentos com o nosso guia passo-a-passo. Assine documentos sem esforço e de forma segura com as nossas dicas de especialistas!

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Como assinar um documento eletronicamente: Passo a passo

setembro de 2023

A capacidade de assinar documentos eletronicamente tornou-se essencial para os profissionais de negócios na era digital moderna. Longe vão os dias em que se imprimiam, assinavam e digitalizavam documentos. Agora, pode assinar um documento eletronicamente com apenas alguns cliques, o que lhe poupará tempo e simplificará os seus procedimentos empresariais. Este artigo mostra-lhe, passo a passo, como assinar documentos online com segurança, o que lhe permite manter-se na vanguarda do mundo dos negócios e agilizar as suas operações, independentemente do seu nível de experiência.

O que é uma assinatura eletrónica (E-Signature)?

Uma assinatura manuscrita que pode ser utilizada para assinar documentos electrónicos é conhecida como assinatura eletrónica (esignature). Funciona como um mecanismo seguro e juridicamente vinculativo para autenticar a identidade do signatário e a sua intenção de assinar o documento. As assinaturas electrónicas podem ser geradas de várias formas, desde a introdução de um nome até desenhar uma assinatura num ecrã tátil ou através de um teclado de assinatura digital.

A utilização destes métodos está generalizada em sectores como o financeiro, o imobiliário, a saúde e os serviços jurídicos, uma vez que servem para acelerar processos, reduzir as transacções em papel e otimizar a eficiência operacional.

As assinaturas electrónicas no comércio mundial e nacional (ESIGN) a Lei sobre as Transacções Electrónicas e o Regulamento sobre a Identificação Eletrónica e os Serviços de Confiança (eIDAS) são apenas algumas das leis e regulamentos internacionais que se aplicam às assinaturas electrónicas. Estes regulamentos garantem que as assinaturas electrónicas são protegidas e tão vinculativas como as assinaturas escritas tradicionais, conferindo-lhes validade jurídica e aplicabilidade.

Como funciona a assinatura eletrónica?

A tecnologia encriptada é utilizada nas assinaturas electrónicas para proteger tanto a identidade do signatário como o documento assinado. Uma impressão digitalou hash, é criada e adicionada a um documento quando este é assinado eletronicamente. Com a ajuda deste hash, quaisquer modificações efectuadas no documento após a assinatura serão reconhecidas, impedindo a adulteração.

Os certificados digitais, a verificação por SMS e a autenticação por correio eletrónico são apenas alguns dos métodos adicionais utilizados para verificar a identidade do signatário. Deste modo, garante-se que a pessoa que assina é quem diz ser e que a sua vontade de assinar é registada.

As empresas podem aumentar a eficiência simplificando os procedimentos, diminuindo as transacções em papel e implementando assinaturas electrónicas seguras e eficazes. As empresas podem beneficiar da incorporação desta tecnologia nas suas operações, uma vez que proporciona uma forma juridicamente vinculativa de assinar documentos.

Como assinar um documento eletronicamente

As assinaturas electrónicas proporcionam uma forma conveniente e segura de assinar documentos sem necessidade de cópias físicas ou reuniões presenciais. Segue-se um processo passo-a-passo sobre como assinar um documento eletronicamente:

Escolha uma ferramenta de criação de assinaturas electrónicas: Existem várias ferramentas em linha disponíveis para criar assinaturas electrónicas, como o Adobe Reader, Signnow, Windows, Words e Artlogo. Seleccione uma ferramenta que seja fácil de utilizar e que se adapte às suas necessidades.
Registar uma conta: Depois de selecionar uma ferramenta de criação de assinaturas à sua escolha, crie uma conta introduzindo o seu nome, endereço de correio eletrónico e quaisquer outros detalhes necessários.
Carregar o documento: Utilize a ferramenta de criação de assinaturas para carregar o documento que precisa de ser assinado. Normalmente, isto pode ser feito clicando no botão "Carregar" ou "Escolher ficheiro" e seleccionando o documento no seu computador ou no armazenamento na nuvem. Siga as instruções no ecrã até chegar ao passo seguinte.
Crie a sua assinatura: Utilize a ferramenta de criação de assinaturas para criar e personalizar a sua assinatura. Dependendo da ferramenta, pode utilizar o rato ou um ecrã tátil para desenhar a sua assinatura, ou pode carregar uma imagem da sua assinatura existente.
Coloque a sua assinatura no documento: Depois de criar a sua assinatura, utilize a ferramenta de criação de assinaturas para a anexar ao documento onde deve ser colocada. Se necessário, também pode incluir mais pormenores, como datas e iniciais.
Rever e finalizar: Antes de finalizar o documento, reveja-o para garantir que todos os campos necessários estão corretamente preenchidos e que a assinatura aparece corretamente. Efectue as edições ou ajustes necessários antes de prosseguir.
Finalize e guarde o documento: Quando estiver satisfeito com o documento e a colocação da assinatura, finalize-o guardando uma cópia. A maioria das ferramentas de assinatura eletrónica permite-lhe guardar o documento como PDF ou outro formato de ficheiro comum.
Partilhar ou enviar o documento: Dependendo das suas necessidades, pode agora partilhar o documento assinado com outras pessoas ou enviá-lo para os destinatários pretendidos. Isto pode ser feito através de correio eletrónico, plataformas de partilha de ficheiros ou fornecendo uma ligação de transferência.

Que tipos de assinatura eletrónica existem?

Existem três tipos diferentes de assinaturas electrónicas: qualificadas, avançadas e básicas. As assinaturas electrónicas básicas podem ser qualquer tipo de assinatura eletrónica, incluindo a introdução de um nome no final de uma mensagem de correio eletrónico ou a digitalização de uma assinatura manuscrita. As assinaturas electrónicas avançadas são mais seguras e incluem passos adicionais, como um certificado digital, para confirmar a identidade do signatário.

As assinaturas electrónicas mais seguras são as qualificadas, que requerem um certificado digital concedido pelo governo que autentifica o signatário. Os serviços financeiros, médicos e jurídicos são apenas algumas das áreas altamente regulamentadas que utilizam regularmente este tipo de assinaturas.

Qual é a diferença entre uma assinatura eletrónica e uma assinatura tradicional?

As assinaturas electrónicas oferecem um substituto digital que pode ser realizado online e à distância, enquanto as assinaturas tradicionais implicam a assinatura física de um documento com uma caneta. Com as assinaturas electrónicas, pode assinar documentos de forma mais rápida e fácil, sem ter de os imprimir, digitalizar ou enviar por correio. Os seus elevados padrões de segurança e conformidade permitem às empresas reduzir os processos dispendiosos e ineficientes em papel.

As 5 principais vantagens da assinatura eletrónica

Poupança de tempo

As assinaturas electrónicas permitem a assinatura rápida e fácil de documentos, contratos e acordos sem necessidade de impressão, digitalização ou envio por correio. Isto pode poupar tempo valioso às empresas e aumentar a produtividade.

Rentável

Ao reduzir a necessidade de transacções em papel, as empresas podem poupar dinheiro em custos de impressão, portes de correio e armazenamento.

Segurança e proteção

As assinaturas electrónicas oferecem um elevado nível de segurança e conformidade, garantindo que os documentos não são adulterados e que a identidade do signatário é confirmada.

Rapidez e comodidade

As assinaturas electrónicas podem ser realizadas online e remotamente, tornando mais rápida e fácil para as empresas a assinatura de documentos a partir de qualquer parte do mundo.

Legalmente vinculativo

As assinaturas electrónicas têm a mesma validade jurídica que as assinaturas tradicionais, constituindo um meio seguro e eficaz de assinar documentos.

Existe alguma diferença entre assinaturas digitais e electrónicas?

Sim, existe uma diferença entre assinaturas digitais e electrónicas. Embora as assinaturas electrónicas sejam um tipo de assinatura digital, não são a mesma coisa. As assinaturas digitais utilizam tecnologia de encriptação de dados para fornecer uma camada adicional de segurança, garantindo que o documento não foi adulterado ou alterado de qualquer forma.

Exigem também integridade com a utilização de um certificado digital para a autenticidade da identidade do signatário. As assinaturas electrónicas, por outro lado, podem ser tão simples como uma imagem digitalizada de uma assinatura ou um nome dactilografado. Embora não deixem de ser seguras, podem não oferecer o mesmo nível de proteção que uma assinatura digital.

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um símbolo eletrónico que é utilizado para verificar a autenticidade e a integridade de um documento digital. Trata-se essencialmente de uma assinatura eletrónica criada através de uma combinação de algoritmos matemáticos e chaves de encriptação. As assinaturas digitais são amplamente utilizadas no mundo dos negócios para autenticar documentos, contratos e acordos importantes.

Como criar uma assinatura digital

Escolher um fornecedor de assinaturas digitais: Pesquise e escolha um fornecedor de assinaturas digitais fiável como Artlogo que fornece uma infraestrutura segura para criar e gerir assinaturas digitais.
Criar uma ID digital: Inscreva-se numa conta de assinatura digital com o fornecedor e forneça as suas informações básicas.
Carregue a sua assinatura: Utilizando uma caneta digital ou tirando uma fotografia da sua assinatura, carregue-a para o fornecedor de assinaturas digitais.
Personalize a sua assinatura: Ajuste o tamanho, o tipo de letra e a cor da sua assinatura de acordo com as suas preferências.
Verificar a sua identidade: Verifique a sua identidade através de um processo seguro definido pelo fornecedor da assinatura digital.
Insira a sua assinatura: Assim que a sua identidade for verificada, pode utilizá-la para criar e assinar documentos.
Guardar e partilhar: Depois de inserir a sua assinatura, guarde o documento e partilhe-o com as partes relevantes.
Verificar a autenticidade da assinatura: O fornecedor da assinatura digital utilizará um certificado digital para garantir a autenticidade da sua assinatura e do documento.
Guarde a sua assinatura: O fornecedor de assinaturas digitais armazena a sua assinatura de forma segura para utilização futura.
Atualizar a sua assinatura: Se precisar de atualizar a sua assinatura, basta repetir os passos acima.

Seguindo estes passos simples, pode criar rápida e facilmente a sua própria assinatura digital, ajudando-o a rever e a assinar documentos importantes de forma segura e eficiente.

Criar uma imagem ou desenho de assinatura

Uma assinatura digital pode ser feita de duas formas: digitalizando a sua caligrafia ou desenhando-a com uma caneta digital. Basta assinar uma folha de papel branco com um marcador escuro, se preferir fazer uma imagem, e depois digitalizá-la ou fotografá-la. Carregue a imagem para o fornecedor de assinaturas digitais depois de a guardar como um ficheiro JPEG, PNG ou PDF.

Se preferir desenhar a sua assinatura, pode fazê-lo com um dispositivo de ecrã tátil e uma caneta ou bloco digital para a tornar exclusivamente sua. Quando terminar de criar a sua assinatura, guarde-a como uma imagem ou utilize um software de assinatura digital para assinar digitalmente documentos diretamente no seu dispositivo.

Com os serviços de assinatura digital do Artlogo, é simples carregar, personalizar e utilizar a sua assinatura em papel, quer prefira produzir uma imagem ou desenhá-la à mão. Pode assinar documentos utilizando o Artlogo sabendo que a sua assinatura é segura, legítima e legalmente aplicável.

As assinaturas electrónicas são aceites em todos os países?

A nível mundial, as assinaturas electrónicas são cada vez mais aceites como um meio válido de assinar documentos. No entanto, existem diferenças regionais nas leis e regras que regem as assinaturas electrónicas. A maioria dos países possui legislação que, em determinadas circunstâncias, considera as assinaturas electrónicas equivalentes às assinaturas manuscritas.

A base jurídica para a utilização de assinaturas electrónicas é fornecida nos Estados Unidos, por exemplo, pela Lei das Assinaturas Electrónicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) e pela Lei Uniforme das Transacções Electrónicas (UETA). O Regulamento eIDAS criou um quadro jurídico uniforme para as assinaturas electrónicas na União Europeia, garantindo a sua legitimidade e força jurídica.

A utilização de um certificado digital emitido por um terceiro imparcial é um dos requisitos que alguns países podem ter para as assinaturas electrónicas. Para garantir o cumprimento das regras e regulamentos nacionais, é crucial obter aconselhamento de especialistas jurídicos ou organizações governamentais de cada país.

Como criar uma assinatura eletrónica gratuita online

Eis os passos a seguir para criar uma assinatura eletrónica gratuita em linha:

Escolha uma ferramenta de criação de assinaturas: Existem várias ferramentas de criação de assinaturas electrónicas disponíveis em linha, Artlogo é a mais simples e rápida de utilizar.
Inscrever-se numa conta: Depois de ter escolhido uma ferramenta de criação de assinaturas, inscreva-se numa conta fornecendo o seu nome, endereço de correio eletrónico e outras informações necessárias.
Carregar o documento: Carregue o documento que precisa de ser assinado para a ferramenta de criação de assinaturas.
Crie a sua assinatura: Utilize a ferramenta de criação de assinaturas para criar e personalizar a sua assinatura. Pode utilizar o rato ou um ecrã tátil para desenhar a sua assinatura, ou pode carregar uma imagem da sua assinatura.
Coloque a sua assinatura: Depois de criada a sua assinatura, coloque-a no documento que tem de assinar. Também pode acrescentar outras informações necessárias, como datas e iniciais.
Enviar o documento: Depois de ter assinado o documento, pode enviá-lo à outra parte para assinatura ou aprovação.

Uma solução rápida e económica para automatizar fluxos de trabalho e otimizar os procedimentos da empresa é a criação de assinaturas electrónicas. Esta solução oferece uma forma rápida, económica, segura e fiável de assinar documentos. Considere a possibilidade de utilizar assinaturas electrónicas para fins da sua empresa, caso ainda não o tenha feito. Se estiver interessado em aprender como criar uma assinatura digitalconsulte o nosso guia passo-a-passo.

O que é um selo eletrónico (E-seal)?

Para além das assinaturas electrónicas, existe também a possibilidade de utilizar selos electrónicos (selos electrónicos) para adicionar uma camada extra de segurança aos seus documentos digitais. Um selo eletrónico é um equivalente digital de um selo tradicional utilizado em documentos em papel. É utilizado um identificador distinto para confirmar a genuinidade e o estado inalterado de um documento, garantindo que este não é adulterado.

A utilização de um selo eletrónico aumenta a segurança dos documentos digitais, introduzindo uma salvaguarda adicional contra possíveis adulterações ou alterações. Esta medida de segurança reforçada revela-se particularmente vantajosa para as entidades que gerem informações sensíveis, incluindo documentos jurídicos e financeiros.

Existem riscos associados à utilização de assinaturas electrónicas?

A utilização da assinatura eletrónica comporta alguns riscos potenciais, tal como qualquer outra tecnologia. As assinaturas electrónicas, quando utilizadas corretamente, podem efetivamente oferecer uma alternativa mais segura às assinaturas convencionais em papel.

O potencial de fraude ou adulteração é uma preocupação. Uma assinatura ou documento pode ser potencialmente alterado se alguém tiver acesso ilegal ao mesmo. É por isso que é crucial escolher um fornecedor estabelecido de assinaturas electrónicas que utilize técnicas de encriptação e autenticação para bloquear o acesso ilegal e garantir a validade da assinatura.

Conclusão

Em conclusão, a eficiência e a segurança dos seus fluxos de trabalho e armazenamento de documentos podem ser consideravelmente melhoradas através da utilização de assinaturas e selos electrónicos. Pode poupar tempo e evitar o envio físico de documentos através da utilização de assinaturas electrónicas. Os selos electrónicos reforçam ainda mais a segurança, verificando a legitimidade dos seus documentos electrónicos e evitando a falsificação. Os riscos associados às assinaturas electrónicas podem ser reduzidos se trabalhar com fornecedores fiáveis que utilizem métodos de autenticação e encriptação fortes. Adopte a prática moderna de assinar documentos digitalmente para poupar tempo e esforço nas suas operações comerciais.

Considerações finais

Em Artlogooferecemos mais do que uma simples assinatura - damos um toque personalizado e distinto a cada documento digital que assina. Quer esteja no mundo jurídico, médico ou financeiro, o nosso serviço de assinaturas garante uma experiência de assinatura segura e protegida que deixa uma impressão duradoura no papel e no mundo digital. Não se contente com uma assinatura eletrónica genérica quando se pode destacar com a assinatura manuscrita da Artlogo.