Como assinar um documento enviado por correio eletrónico: Guia passo a passo
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Como assinar um documento enviado por correio eletrónico: Guia passo a passo

 

Na atual era digital, tanto os profissionais de negócios como os estudantes universitários assinam frequentemente documentos que lhes são entregues por correio eletrónico. No entanto, muitas pessoas ainda têm dificuldades com este procedimento, perguntando coisas como: "O que é uma assinatura eletrónica?" e "Como posso ter a certeza de que a minha assinatura é legal?" Este guia detalhado procura dar uma visão completa do procedimento, incluindo os vários tipos de assinaturas electrónicas, como produzi-las e incluí-las num documento e as melhores práticas para garantir a legitimidade da sua assinatura. Assim, estes conselhos ajudá-lo-ão a assinar documentos com confiança, quer esteja a entregá-los a colegas de trabalho ou a entregar trabalhos a professores.

Porque é que é importante saber como assinar documentos enviados por correio eletrónico?

O correio eletrónico tornou-se a principal forma de comunicação para fins empresariais e académicos no mundo acelerado de hoje. A assinatura é frequentemente necessária para a validade de muitos documentos cruciais, incluindo contratos, acordos e tarefas, que são frequentemente comunicados por correio eletrónico. Saber como assinar um documento enviado por correio eletrónico não só poupa tempo e trabalho, como também garante a validade e autenticidade do documento.

Além disso, a utilização de assinaturas electrónicas torna o processo mais económico e ambientalmente responsável eliminando a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar cópias físicas. Por conseguinte, qualquer pessoa que pretenda ter sucesso nos seus empreendimentos profissionais ou académicos deve aprender a assinar corretamente um documento enviado por correio eletrónico.

Compreender os diferentes formatos de ficheiros

Os ficheiros Word e PDF são os dois tipos de ficheiros mais populares tipos de ficheiros para documentos. Enquanto os documentos Word são mais adaptáveis e editáveis, os documentos PDF são normalmente recomendados para documentos formais que necessitam de manter a sua formatação e design.

Certifique-se de que possui o software necessário para abrir e editar o ficheiro quando receber um documento para assinar. Para abrir documentos PDF e Word, a maioria dos computadores tem software incorporado. No entanto, se pretender editar o documento ou adicionar uma assinatura eletrónica, poderá ter de descarregar software adicional, como o Adobe ou o DocuSign.

Aconselhamos a utilização de Artlogoque oferece uma abordagem simples e transparente para alterar e inserir assinaturas digitais em documentos, para um procedimento mais rápido e fácil.

Será mais simples e eficaz assinar um documento enviado por correio eletrónico se conhecer os vários formatos de ficheiro e dispuser do software necessário.

 

Opções de assinatura digital

Assim que tiver o software necessário, é fundamental compreender as várias opções de assinatura eletrónica. As assinaturas electrónicas básicas, as assinaturas electrónicas avançadas e as assinaturas electrónicas certificadas são as três categorias principais.

O tipo mais básico de assinatura eletrónica é tão fácil de criar como escrever o seu nome ou carregar uma imagem da sua assinatura. Para garantir a integridade da assinatura, as assinaturas electrónicas avançadas necessitam de medidas de segurança adicionais, como a proteção por palavra-passe ou IDs digitais distintas. O tipo mais fiável e legítimo de assinatura eletrónica é a assinatura qualificada, que necessita de um certificado de um fornecedor reconhecido.

Considere a quantidade de segurança e a validade do documento necessárias ao decidir o tipo de assinatura eletrónica a utilizar. As assinaturas electrónicas avançadas são adequadas para a maioria das necessidades académicas e profissionais. No entanto, poderá ser necessária uma assinatura eletrónica qualificada para documentos mais importantes ou sensíveis.

Como assinar um documento enviado por correio eletrónico passo a passo

Passo 1: Abra a mensagem de correio eletrónico que contém o documento que precisa de assinar.

Passo 2: Descarregar e abrir o documento utilizando o software adequado.

Etapa 3: Rever o documento para garantir que todas as informações são exactas e completas.

Etapa 4: Determinar o tipo de assinatura eletrónica necessária e escolher a opção adequada.

Passo 5: Se utilizar uma assinatura eletrónica básica, escreva o seu nome ou carregue uma imagem da sua assinatura no campo adequado.

Passo 6: Se utilizar uma assinatura eletrónica avançada, siga as indicações na caixa de ferramentas para adicionar características de segurança adicionais, como uma palavra-passe ou um identificador digital.

Passo 7: Se utilizar uma assinatura eletrónica qualificada, certifique-se de que possui o certificado necessário de um fornecedor acreditado antes de adicionar a sua assinatura.

Passo 8: Guarde o documento assinado e faça uma cópia para os seus registos.

Passo 9: Enviar o documento assinado de volta ao remetente, de acordo com as instruções da mensagem eletrónica.

Pode assinar com confiança e facilidade um documento enviado por correio eletrónico, seguindo estas instruções. Nunca se esqueça de selecionar o tipo de assinatura eletrónica adequado com base no nível de segurança e na validade legal do documento. É possível concluir a assinatura de um documento enviado por correio eletrónico de forma rápida e eficaz com o equipamento e as competências correctas.

Dicas para garantir um processo de assinatura sem problemas

Para garantir um processo de assinatura sem problemas, eis algumas dicas adicionais a ter em conta:

  1. Certifique-se de que possui o software necessário para abrir e assinar o documento. Se não tiver o software correto, poderá ter de o descarregar ou pedir ao remetente que converta o documento para um formato diferente. Artlogo, Signnow e Signeasy oferecem a possibilidade de assinar documentos sem problemas.
  2. Leia atentamente as instruções para se certificar de que está a assinar o documento corretamente. Se tiver alguma dúvida ou preocupação, não hesite em contactar o remetente para obter esclarecimentos.
  3. Se estiver a utilizar uma imagem da sua assinatura, certifique-se de que esta é clara e legível. Se não estiver, poderá ser necessário criar uma nova imagem da assinatura ou assinar o documento utilizando um método diferente.
  4. Verifique duas vezes se assinou e guardou corretamente o documento antes de o enviar de volta ao remetente. Isto ajudará a evitar atrasos ou erros no processo de assinatura.
  5. Plug-ins: Considere a utilização de plug-ins como o DocuSign ou o Adobe Sign para um processo de assinatura mais eficiente e seguro. Estes plug-ins não só permitem assinaturas electrónicas, como também oferecem funcionalidades como lembretes automáticos e acompanhamento de documentos.

Seguindo estas dicas e o guia passo-a-passo acima descrito, pode assinar com confiança um documento enviado por correio eletrónico e garantir que este é juridicamente vinculativo e seguro.

Como posso desenhar a minha assinatura digitalmente?

Se preferir desenhar a sua assinatura digitalmente, a Artlogo é uma excelente escolha. Esta plataforma online oferece desenhos de assinatura únicos feitos por calígrafos e designers qualificados.

Com o Artlogo, pode obter uma assinatura profissional assinatura manuscrita ou desenhar a sua própria assinatura num computador, tablet ou dispositivo móvel. A sua equipa de calígrafos, designers e consultores de marca começará a trabalhar assim que enviar a sua encomenda, juntamente com quaisquer detalhes necessários e/ou amostras de assinaturas. O resultado é uma assinatura 100% manuscrita que é única e pode ser utilizada para marcas, assinatura de documentos e assinaturas de correio eletrónico, entre outras coisas.

A sua assinatura digital terá mais probabilidades de ser aceite como uma assinatura legítima para documentos legais ou e-mails importantes se tiver um aspeto polido e profissional graças à utilização de uma ferramenta como o Artlogo. Além disso, desenvolver a sua própria marca e destacar-se dos seus pares ou colegas pode ajudar a criar uma marca registada distinta e memorável.

Como posso partilhar o meu documento de correio eletrónico depois de assinado?

É altura de devolver o documento ao remetente ou ao destinatário pretendido depois de o ter assinado. Eis como enviar uma mensagem de correio eletrónico com o documento assinado em anexo:

  1. Guarde o documento assinado no seu computador ou dispositivo.
  2. Abra o seu cliente de correio eletrónico e crie uma nova mensagem.
  3. Anexe o documento assinado à mensagem de correio eletrónico, clicando no ícone "Anexar" ou arrastando e largando o ficheiro no corpo da mensagem de correio eletrónico.
  4. Adicione uma linha de assunto e qualquer mensagem ou nota necessária para o destinatário.
  5. Verifique novamente se o documento anexado é o correto e se tem a sua assinatura eletrónica.
  6. Clique em "Enviar" para concluir o processo.

Posso imprimir o meu documento de correio eletrónico e assinar com uma caneta?

O documento eletrónico pode ser impresso e assinado com uma caneta. No entanto, isto anula o objetivo de assinar eletronicamente um documento e pode não ser permitido em algumas circunstâncias. É melhor verificar sempre com o remetente ou o destinatário se é necessária uma assinatura física em papel ou se é suficiente uma assinatura digital. Imprima o documento, assine-o com uma caneta se for necessária uma assinatura física, digitalize-o e envie-o de volta para o remetente ou destinatário.

Problemas comuns encontrados na assinatura de documentos enviados por e-mail

Um dos erros mais frequentes é enviar uma mensagem de correio eletrónico sem anexar previamente o documento assinado. Ao verificar se o documento anexado é efetivamente a versão assinada, esta situação pode ser facilmente evitada.

A falta de software ou instrumentos adequados para assinar o documento eletronicamente é outro problema potencial. É crucial considerar todas as opções disponíveis nesta situação, como a utilização de um programa como o Artlogo ou perguntar ao remetente ou destinatário se é adequada uma assinatura física.

Por último, mas não menos importante, é fundamental confirmar que o documento que está a ser assinado é a versão correcta e que todas as alterações foram feitas antes da assinatura. É sempre bom ler atentamente o documento antes de o assinar e de o devolver, para evitar quaisquer mal-entendidos ou potenciais problemas.

Há algum risco associado à assinatura de um documento enviado por correio eletrónico?

Sim, existem riscos associados à assinatura de um documento enviado por correio eletrónico. Um perigo significativo é que o documento pode ser pirateado ou intercetado durante a transmissão. Isto pode pôr em causa a segurança da sua assinatura. O documento pode ser alterado após a assinatura, causando graves consequências legais ou financeiras.

Para reduzir estes riscos, é importante utilizar serviços de correio eletrónico seguros e assinar apenas documentos cuja legitimidade tenha sido verificada. A utilização de software de assinatura digital com encriptação e autenticação é fortemente aconselhada para manter a integridade dos documentos assinados.

Enquanto profissional de negócios ou estudante universitário, é importante ter cuidado e diligência ao assinar documentos enviados por correio eletrónico para proteger os seus interesses pessoais e profissionais.

Conclusão

Em conclusão, a assinatura eletrónica de um documento é um procedimento simples que requer um planeamento e execução cuidadosos. Pode certificar-se de que a sua assinatura eletrónica é corretamente anexada ao documento e que este é devolvido ao destinatário sem problemas, seguindo os passos acima descritos. Reveja sempre o ficheiro anexado duas vezes e pergunte ao remetente ou ao destinatário se é necessária uma assinatura física ou digital. Ao fazê-lo, pode mostrar a sua competência e profissionalismo enquanto empresário ou estudante universitário.

Considerações finais

Quando se trata de assinar documentos electrónicos, é necessário garantir que o faz de forma segura e com um toque pessoal. É por isso que a Artlogo entra em cena. Os nossos serviços destinam-se a estudantes e profissionais de todo o mundo que pretendem deixar uma impressão duradoura sempre que assinam. Orgulhamo-nos de o ajudar a criar a sua própria assinatura manuscrita e deixar uma marca em todos os seus documentos importantes. Não se contente com uma assinatura sem graça, utilize o Artlogo e assine com confiança hoje mesmo!

Fontes

  1. https://phrasee.co/news/a-brief-history-of-email/
  2. https://connective.eu/electronic-signatures-contribute-to-sustainability/
  3. https://www.computerhope.com/issues/ch001789.htm

    Artigo escrito por

    Cynthia Post, especialista em marketing e branding

    Artlogo

    A Cynthia é uma profissional de marketing experiente, com mais de dez anos de experiência de gestão nas empresas globais de topo do mundo. Tem ajudado empresas a prosperar e a aumentar as suas vendas ao longo da sua carreira, depois de se ter licenciado com distinção na London School of Economics. O branding, que inclui marketing e design, é a sua maior paixão e tem-na mantido no clube das 5 da manhã nos últimos 7 anos. Está muito concentrada nos pormenores, nas novas soluções e nas tendências do sector.

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    Todas as pessoas assinam um grande número de documentos, enviam milhares de e-mails ou estão activas nas redes sociais durante a sua vida. A missão da Artlogo é criar uma assinatura apelativa que o torne a si e ao seu nome únicos e o ajude a destacar-se.

    4.8 (Excelente)
    FB
    Fabien Bonabaud
    2 comentários  Localização CH
    17 horas atrás
    Assinaturas bem concebidas e um bom serviço de apoio ao cliente

    Não sabia o que esperar, mas a ArtLogo criou um logótipo de assinatura inspirador para o meu negócio de vinhos num período de tempo bastante curto, e também foram muito receptivos aos meus pedidos de alteração. O serviço de apoio ao cliente é educado e muito reativo. Recomendo vivamente!

    Data de compra: 04 de fevereiro de 2025
    SB
    Sofie Blanckaert
    1 avaliação  Localização SER
    5 dias atrás
    Serviço perfeito, criadores simpáticos e pontuais

    A Artlogo fez um excelente trabalho ao desenhar a minha assinatura e as minhas iniciais para a minha empresa de arte Sofie B. Light Art. Como artista, precisava que as iniciais pudessem ser impressas num carimbo para assinar os meus quadros. O logótipo foi aperfeiçoado em 3 tentativas, uma vez que o primeiro desenho era um pouco exagerado, mas eles conseguiram satisfazer a necessidade de ser simples, limpo e reconhecível. O meu logótipo de assinatura ficou perfeito após 2 tentativas. A equipa da Artlogo dá sempre um bom feedback. A equipa implementa realmente o seu feedback. Eu até pedi um prazo e eles cumpriram-no! A funcionalidade watermarq no site deles também é uma vitória para utilizar! Recomendo-os vivamente! Obrigado ARTlogo!

    Data de compra: 29 de janeiro de 2025
    CJ
    Caroline Jensen
    1 avaliação  Localização SE
    17 de janeiro de 2025
    Encontrei "o tal"!

    Tive uma experiência fantástica na criação do meu logótipo de assinatura. A comunicação foi muito solidária e senti-me muito escutada. Também conseguiram criar um logótipo que parecia mesmo "o tal", o que é um pouco mágico!? Só foram necessárias duas revisões e depois estávamos em casa. Em suma - super profissionais e super simpáticos ao mesmo tempo. Recomendo vivamente este serviço a quem procura um logótipo pessoal.

    Data de compra: 15 de janeiro de 2025
    DG
    Daniel Gimmer
    2 comentários  Localização EUA
    24 de janeiro de 2025
    Resultados de topo e apoio simpático

    Resposta muito rápida, resultados de alta qualidade, um contacto amigável e a possibilidade de ajustar o logótipo às suas necessidades, se necessário. Estou muito satisfeito com o resultado final - muito obrigado!

    Data de compra: 22 de janeiro de 2025
    CG
    Guy Corl
    1 avaliação  Localização EUA
    10 de janeiro de 2025
    Serviço único, processo simples

    Aprecio verdadeiramente o serviço único que a Artlogo está a prestar àqueles que procuram um meio profissional e elegante de divulgar o seu trabalho no mundo. O processo foi fácil, o preço justo e o acompanhamento excelente. Façam um favor a vós próprios e criem algo que vos possa representar durante muitos anos

    Data de aquisição: 31 de dezembro de 2024
    MJ
    Sr. Jason Tey
    1 avaliação  Localização SG
    14 de janeiro de 2025
    Recomendo as expressões artísticas de Artlogo!

    A Artlogo fez um trabalho magnífico ao ajudar a revelar a verdadeira essência da Techno-Science Design & Engineering. O calígrafo-chefe foi muito paciente comigo durante todo o processo de conceção.Se está à procura de um logótipo que comunique artisticamente, os logótipos de assinatura manuscrita da Artlogo são definitivamente uma opção a não perder.

    Data de compra: 11 de janeiro de 2025
    Estrada
    Richard de Kock
    3 comentários  Localização GB
    5 de janeiro de 2025
    Excelente serviço e assinatura

    Tive uma experiência muito boa. São muito profissionais e o processo de assinatura foi muito bom. Quando precisei de fazer alterações, não houve qualquer problema, simplesmente fizeram as alterações com todo o gosto para garantir que eu estava absolutamente satisfeito!

    Data de compra: 06 de dezembro de 2024
    EB
    Elliot Barber
    2 comentários  Localização GB
    25 de dezembro de 2024
    Encomendar à Artlogo foi o melhor...

    Encomendar à Artlogo foi a melhor decisão para mim e para a minha equipa. Somos uma agência de marketing com 11 pessoas. Decidimos obter assinaturas de correio eletrónico para todos os membros. Cada membro escolheu o seu próprio estilo e recebeu uma assinatura única. Foi fácil comunicar e pedir uma revisão (apenas para algumas das assinaturas). Por isso, tenho o prazer de recomendar a Artlogo!

    Data de compra: 20 de dezembro de 2024
    DH
    Daniel Holden
    17 comentários  Localização GB
    10 de janeiro de 2025
    Impressionado com a facilidade de utilização

    Fiquei impressionado com a facilidade de utilização do sítio Web e com a variedade de opções disponíveis. O meu trabalho artístico foi produzido dentro do prazo estipulado e ficou perfeito à primeira vez.

    Data de compra: 09 de janeiro de 2025
    RE
    Ronnie E.
    1 avaliação  Localização GB
    17 de dezembro de 2024
    Sou jornalista de viagens e estou agora a trabalhar...

    Sou jornalista de viagens e agora estou a trabalhar no meu próprio livro e acabei de assinar um contacto com uma editora. Sonho em grande e estou a visualizar-me a dar autógrafos, lol. Ouvi falar da Artlogo através de um amigo e decidi experimentar. A equipa é composta por artistas profissionais que fazem assinaturas manuscritas muito bonitas em vários estilos de caligrafia. Eu queria algo curto mas artístico e eles fizeram-me um autógrafo de assinatura fabuloso. Também comprei folhas para praticar e agora parece que esta assinatura é minha desde que nasci. Valeu totalmente o preço.

    Data de compra: 05 de dezembro de 2024
    AK
    Allen K. Mouzon
    2 comentários  Localização GB
    25 de dezembro de 2024
    Recentemente adquiri um logótipo com...

    Recentemente, comprei um logótipo com diferentes complementos à Artlogo. Pessoalmente, gostei do processo de encomenda e as revisões são fáceis de pedir. Só precisei de uma pequena revisão. O resultado é excelente e estou agora a utilizar o meu logótipo em todo o lado. Excelente trabalho!

    Data de compra: 11 de dezembro de 2024
    JS
    Janine Shepard
    1 avaliação  Localização EUA
    8 de janeiro de 2025
    Muito reativo

    Quando pedi modificações à assinatura originalmente criada, a Artlogo foi muito recetiva e deu-me uma assinatura que se assemelhava mais ao meu estilo. Já a utilizei!

    Data de compra: 02 de janeiro de 2025
    HA
    Harry Apikian
    1 avaliação  Localização CA
    20 de dezembro de 2024
    Enriquece a qualidade da sua apresentação

    Este é o segundo logótipo de assinatura que recebo da Artlogo. Utilizo-os para colocar uma marca de água nas minhas fotografias antes de as publicar na Internet. Faz com que o seu trabalho pareça profissional e mais valioso.Recebi muitos elogios sobre a beleza da minha assinatura.

    Data da compra: 13 de novembro de 2024
    BD
    Deborah B.
    2 comentários  Localização EUA
    4 de dezembro de 2024
    Produto e serviço de qualidade superior! #BlownAway

    Encomendei o meu segundo logótipo e a Artlogo, mais uma vez, quebrou as minhas expectativas. A sua generosidade em termos de tempo e esforço é simplesmente extraordinária. Não só possuem excelentes capacidades de design (trabalham consigo até ficar entusiasmado com o resultado), como fornecem uma infinidade de ficheiros para utilização em qualquer capacidade. Não consigo imaginar um produto ou serviço melhor!

    Data de compra: 02 de dezembro de 2024
    FK
    Fabio Komlos
    1 avaliação  Localização EUA
    11 de janeiro de 2025
    Um serviço ao cliente muito bom e rápido...

    O serviço de apoio ao cliente é muito bom, com respostas rápidas e revisões muito atempadas. Criaram uma assinatura muito elegante e estou muito satisfeita com o resultado.

    Data de compra: 10 de janeiro de 2025
    ME
    Marcel Eisenwinder
    1 avaliação  Localização DE
    18 de dezembro de 2024
    Estou completamente satisfeito

    Estou completamente satisfeito, o processo decorreu sem problemas, a assinatura foi exatamente como a imaginei e os meus desejos individuais foram tidos em conta. Só posso recomendar. Muito obrigado mais uma vez. Até à próxima encomenda

    Data de compra: 16 de dezembro de 2024
    BW
    Ben Wheeler
    1 avaliação  Localização EUA
    13 de dezembro de 2024
    Abri recentemente o meu próprio estúdio de beleza...

    Abri recentemente o meu próprio estúdio de beleza e precisava de um logótipo que se destacasse. A Artlogo criou um logótipo muito bonito para mim. A primeira tentativa não era exatamente o que eu precisava e eles fizeram edições absolutamente gratuitas. Incluiu também um desenho personalizado que eu adorei imenso. Recomendo a 100%.

    Data de compra: 03 de dezembro de 2024
    CW
    Cliente
    4 avaliações  Localização GB
    20 de novembro de 2024
    Impressionante!

    Por vezes, parece que o serviço ao cliente e um toque pessoal são uma arte em extinção nas empresas, mas não com a Artlogo! Fiquei impressionado com o seu trabalho e serviço ao cliente desde que comecei a utilizá-los. Deram vida ao meu logótipo de assinatura, reflectindo perfeitamente a identidade da minha marca! As suas respostas rápidas e a disponibilidade para me ajudarem com as minhas questões têm sido impressionantes! Não hesitem em recorrer à Artlogo, também ficarão impressionados!

    Data de compra: 19 de novembro de 2024
    PT
    Peter Thorpe
    16 comentários  Localização AE
    5 de dezembro de 2024
    1ª classe

    Estava cético quanto à encomenda, mas arrisquei. Devo dizer que a comunicação tem sido óptima. A assinatura produzida foi de primeira classe, tanto que agora vou encomendar vários outros complementos que eles oferecem. Não posso deixar de referir o serviço que me foi prestado

    Data da compra: 28 de novembro de 2024
    JM
    James M. Cordiero
    9 comentários  Localização EUA
    Atualizado a 19 de dezembro de 2024
    ARTLOGO - ASSINATURAS MANUSCRITAS FANTÁSTICAS!!!

    Toda a gente sabe que encomendar online pode, por vezes, ser um desafio, na melhor das hipóteses... O Sam e a Tracy da "Artlogo" têm sido excelentes. Fizeram-me três ajustes.Não tenho palavras para lhes agradecer a rapidez com que respondem a todos os emails. É uma das melhores empresas com que já lidei.Jim Chatham, MA

    Data de compra: 05 de dezembro de 2024

    O que é que os nossos clientes dizem sobre a Artlogo