Na era digital, assinar e enviar documentos vitais está apenas a alguns cliques de distância. Uma ferramenta popular que revolucionou a forma como lidamos com a papelada é o DocuSign. Quer seja um profissional, empresário ou precise de assinar documentos eletronicamente, aprender a usar o DocuSign poupa-lhe tempo e complicações. Este tutorial de fácil utilização irá guiá-lo na gestão de documentos importantes sem esforço e com confiança.
O que é a DocuSign?
O DocuSign é um software de assinatura eletrónica que permite aos utilizadores assinar, enviar e gerir documentos eletronicamente. Elimina a necessidade de imprimir, digitalizar e enviar documentos por correio físico, o que o torna uma solução cómoda e que poupa tempo, tanto para empresas como para particulares.
Com o DocuSign, pode assinar documentos eletronicamente, solicitar assinaturas de terceiros e acompanhar o progresso dos seus documentos em tempo real. Proporciona uma forma segura e juridicamente vinculativa segura e juridicamente vinculativa para tratar de papelada importante, garantindo que os seus documentos estão seguros e protegidos durante todo o processo.
Como utilizar o DocuSign
Quando se trata de utilizar o DocuSign, é essencial compreender o processo de assinatura. A DocuSign proporciona uma forma segura e conveniente de assinar documentos eletronicamente, eliminando a necessidade de assinaturas físicas ou de imprimir e digitalizar documentos.
Passo 1: Criar uma conta
O primeiro passo para começar a utilizar a DocuSign é criar uma conta. Visite o sítio Web da DocuSign e clique em "Inscrever-se". Introduza o seu e-mail e crie uma palavra-passe. Uma vez concluído, terá acesso à sua conta DocuSign.
Passo 2: Carregue o seu documento
Depois de iniciar sessão na sua conta DocuSign, será encaminhado para a página inicial. Para começar a utilizar o DocuSign, carregue o documento que pretende assinar ou enviar. Clique em "Novo" e, em seguida, seleccione "Enviar um documento" ou "Assinar um documento" de acordo com as suas necessidades. Pode carregar um documento a partir do seu computador ou do armazenamento na nuvem, ou pode escolher entre modelos já disponíveis no DocuSign.
Passo 3: Adicionar destinatários e campos de assinatura
Em seguida, terá de adicionar destinatários ao seu documento. Introduza os endereços de correio eletrónico das pessoas que têm de assinar o documento. Também pode especificar a ordem pela qual os destinatários devem assinar. Depois de adicionar os destinatários, basta arrastar e largar os campos de assinatura no documento onde têm de assinar. O DocuSign oferece campos personalizáveis, como campos de assinatura, iniciais, data e texto, para se adequarem aos requisitos do seu documento.
Passo 4: Personalizar a mensagem de correio eletrónico e as opções
Antes de enviar o documento, pode personalizar a mensagem de correio eletrónico que será enviada para os destinatários. Também pode selecionar opções adicionais, como definir lembretes de assinatura, permitir a delegação a outros e adicionar uma data de expiração. Aceda às opções clicando no botão "Mais" no canto superior direito.
Etapa 5: Enviar ou assinar o documento
Depois de personalizar a mensagem de correio eletrónico e as opções, está pronto para enviar ou assinar o documento. Para enviar o documento, clique em "Enviar" como remetente. Os destinatários receberão um e-mail com um link para aceder e assinar eletronicamente o documento. Como destinatário, abra o e-mail e clique na ligação para assinar o documento. Pode assinar o documento utilizando o rato, o ecrã tátil ou carregando uma cópia digitalizada da sua assinatura.
Passo 6: Acompanhar e gerir o documento
Depois de o documento ter sido enviado ou assinado, pode acompanhar o seu progresso e geri-lo a partir da sua conta DocuSign. Poderá ver quem assinou o documento, quando o assinou e se existem assinaturas pendentes. Também pode enviar lembretes aos destinatários que ainda não assinaram e descarregar uma cópia do documento assinado para os seus registos.
Opções de edição de revisão e pré-visualização
Antes de enviar ou assinar o documento, é importante rever e pré-visualizar as opções de edição disponíveis. O DocuSign permite-lhe fazer alterações ao documento, se necessário, antes de este ser finalizado.
Para rever e pré-visualizar as opções de edição, pode clicar no botão "Rever e editar" localizado no canto superior direito do ecrã. Isto abrirá um menu onde pode optar por editar o documento, adicionar campos ou destinatários adicionais, alterar a ordem de assinatura ou efetuar quaisquer outras modificações necessárias.
Ao fazer edições no documento, pode utilizar as várias ferramentas de edição fornecidas pela DocuSign. Estas ferramentas permitem-lhe adicionar texto, imagens, marcas de verificação ou outras anotações ao documento. Também é possível redimensionar ou reposicionar os campos de assinatura, caixas de iniciais ou outros campos, conforme necessário.
Depois de ter feito todas as edições necessárias, pode pré-visualizar o documento para garantir que tudo está correto. A opção de pré-visualização permite-lhe ver o documento tal como os destinatários o irão ver. Este é um passo crucial para garantir que o documento aparece exatamente como pretendido e que todos os campos e informações estão nos locais correctos.
Se precisar de fazer mais alterações, pode voltar às opções de edição e efetuar as modificações necessárias. Quando estiver satisfeito com o documento, pode proceder ao seu envio ou assinatura, tal como referido no passo 5.
Como posso personalizar o campo de assinatura no DocuSign?
A DocuSign oferece uma variedade de opções para personalizar o campo de assinatura de acordo com as suas necessidades. Ao personalizar o campo de assinatura, pode garantir que este se alinha com a sua marca e melhora a experiência geral do utilizador. Aqui estão as etapas para personalizar o campo de assinatura no DocuSign:
- Inicie sessão na sua conta DocuSign: Aceda ao site da DocuSign e inicie sessão utilizando as credenciais da sua conta.
- Selecionar o documento: Seleccione o documento ao qual pretende adicionar um campo de assinatura personalizado. Para carregar o documento, clique no botão "Carregar" se ainda não o tiver feito.
- Aceder ao campo de assinatura: Seleccione o documento e, em seguida, clique no botão "Assinar" na parte superior da página. Isto abrirá as opções do campo de assinatura.
- Personalizar o campo de assinatura: Nas opções do campo de assinatura, pode escolher entre várias opções de personalização. Aqui estão algumas das principais opções que podem ser modificadas:
- A) Estilo de assinatura: Seleccione o tipo de assinatura que pretende utilizar. A DocuSign oferece três opções - Desenhar, Digitar ou Carregar. Pode escolher a opção que melhor se adequa à sua preferência.
- B) Tipo de assinatura: Personalize o estilo e o tamanho do tipo de letra da sua assinatura.
- C) Cor da assinatura: Escolha a cor da tinta da assinatura de acordo com a sua marca ou preferência pessoal.
- D) Colocação da assinatura: Arraste e largue o campo de assinatura para a localização pretendida no documento.
- Guardar e aplicar alterações: Personalize o campo de assinatura conforme pretendido e, em seguida, guarde as alterações clicando em "Guardar" ou "Aplicar alterações".
- Visualizar o campo de assinatura: Antes de finalizar o documento, é importante pré-visualizar como o campo de assinatura aparecerá para os destinatários. Isto irá garantir que a personalização é aplicada corretamente e que o campo de assinatura está alinhado com a sua marca.
- Faça mais ajustes, se necessário: Para ajustar ainda mais o campo de assinatura, volte a visitar as opções de personalização e modifique-as conforme necessário. Não se esqueça de verificar se o campo de assinatura está exatamente como pretende antes de continuar.
- Enviar ou assinar o documento: Quando estiver satisfeito com a personalização do campo de assinatura, pode continuar a enviar o documento para os destinatários ou assiná-lo você mesmo. O DocuSign fornece opções para enviar o documento por email ou outros métodos, dependendo das suas preferências.
Conclusão
Em conclusão, a DocuSign tornou-se um fator de mudança na nossa era digital, transformando a forma como tratamos os documentos. A sua plataforma de fácil utilização simplifica o processo de assinatura, eliminando a necessidade de impressão, digitalização e envio por correio. Com o DocuSign, pode gerir documentos com confiança, desde a adição de destinatários e campos de assinatura até à personalização de mensagens e acompanhamento do progresso. A capacidade de rever, editar e personalizar os campos de assinatura acrescenta uma camada de personalização. Adopte o DocuSign para simplificar a sua papelada, poupar tempo e garantir um tratamento seguro e eficiente dos documentos para todas as suas necessidades profissionais e pessoais.
Considerações finais
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Fontes
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
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